Elbette, dijital dönüşümün, işletmeler için avantajları saymakla bitmez, ancak en temel avantajı sağladığı tasarruf olsa gerek.
İşletmelerin kurumsal yönetimlerinde, özellikle muhasebe ve İK alanında birçok evrak v e dokümanın hem basım hem gönderim hem de saklama konusunda büyük bir yük oluşturduğunu biliyoruz. Bu yük sadece maddi maliyet ile alakalı değil; zaman yönetimi, verimlilik ve doğruluk anlamında da direkt ve dolaylı maliyetler oluşturuyor. E-Dönüşüm sayesinde, bu doküman ve evrakların tamamının dijital platformda hazırlanması, gönderilmesi, saklanması ve daha da önemlisi tüm süreçlerin elektronik belge yönetim sistemi kapsamında yürümesi sağlanıyor. Maliyette ciddi bir kar elde ederken, aynı zamanda bir belgeye ulaşmak istediğinizde, arşivleri karıştırmak yerine hızlı bir arama ile bilgisayardan ulaşabiliyorsunuz, departmanlar arası ya da iş ortaklarınızla evrak iletişim süreçleriniz hem hızlı hem doğru hem de verimli olmaktadır.
İşletmeler, online ortamda belgelerini 10 yıla kadar saklayabiliyorlar. Resmi süreçlerde devlet tarafından zorunlu tutulan süre kadar saklanan evraklar, ilerleyen yıllarda ihtiyaç olduğunda, kaybolma riski olmadan anında bulunabiliyor.
Kargo gönderimi kalemi, birçok şirket için ciddi bir yük. E-dönüşüm ile, tüm evraklar online bir şekilde gönderilebiliyor, alınabiliyor ve bu da tasarrufu artırıyor.
E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-İrsaliye, E-Defter, E-SMM, E-Bilet, KEP, E-Bordro gibi alt olanaklara sahip olan e-dönüşüm, işletmelerin ihtiyaç duyduğu hıza ve tasarruflu çalışma yapısına kavuşmasını sağlıyor.
E-Dönüşümün en temel servisi bildiğiniz gibi E-Fatura. Buradaki tasarrufu bir örnekle açıklamak isterim: 1 adet E-Faturanın bugünkü maliyeti ortalama 1 TL. Bu maliyetin içinde faturayı oluşturma, gönderme, 4 yedeklemeli ve 10 yıl saklama hizmeti var. Aynı faturayı aynı işlemler ile matbu olarak düzenlemek ve saklamak ise 5 TL’yi, buluyor. Yani E-Faturayla 5 kat daha düşük maliyet avantajı oluşuyor. Bu miktara kargo eklendiğinde tasarruf 25 katına ve ihtilaf gibi nedenlerle noter eklendiğinde 500 katına çıkmaktadır. E-Dönüşüm sektörünün önde gelen markalarından EDM, 500 bin E-Dönüşüm müşterisine ortalamada 25 kata yakın tasarruf sağlamıştır.
E-Dönüşümün bir diğer önemli servisi Personel KEP İletişimi ve onun en önemli parçası E-Bordrodur. Şirketler sadece personel listelerini yükleyerek, anında tüm personelleri adına e-devlet üzerinde kayıt açabilmekte, personeller e-devlette kendilerini bekleyen onayı verdiklerinde, Şirket bordro, ihtar, izin onayı, ibra, kuralca, yönetmelik bildirimi gibi tüm personel evrak iletişimlerini noter gücünde KEP üzerinden yapabilirler. EDM Dijital İK arşivini aktive ederek hem personellerine gönderdikleri bu evrakları hem de personellerinin belge akış sürecine verecekleri onayla e-devletlerinden eğitim, sağlık, sabıka, ikametgâh, nüfus belgesi gibi belgelerini tek tıkla otomatik olarak dijital İK arşivlerine getirebilirler. %100 yasal geçerli ve tek fiziksel klasör kalmadan.
Sadece Personel KEP İletişiminin konvensiyonel kâğıt sürecine göre sağladığı maliyet tasarruf %80’e kadar ulaşmıştır. Şirketlerin, kâğıt, baskı, personele evrak imzalatma, arşivleme, kargo ve noter maliyetleri büyük ölçüde azalmıştır.
Firmalar için tasarruf elbette hangi e-dönüşüm operatörü ya da entegratörü kullanırsanız kullanın benzer, ancak burada Ülkemizin lider e-dönüşüm operatörü EDM den bahsetmek isteriz. EDM, E-Dönüşüm tanımına giren her hizmeti sunarak, 360 derece dijital dönüşüm vizyonumuzu icra etmeye çalışıyor. E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-İrsaliye, E-Müstahsil, E-Mutabakat, E-SMM, E-Bilet, KEP, E-İmza, KEP İK, E-Defter, E-Defter Saklama, E-Döviz, E-Adisyon, E-Kasa, E-Sigorta, E-Kıymetli Maden, E-Beyanname, Personel Teşvik Sistemi, EBYS, Bulut Yedekleme hizmetleri ve daha birçok hizmetleri bir arada sunarak tasarrufu etkinleştiriyor.
Bununla da kalmıyor, işe çevreci yaklaşımı ile de takdir topluyor, EDM, geçmiş 10 yıl ortalamasında, müşterilerine sunduğu e-dönüşüm hizmetleri sayesinde oluşan kâğıt tasarrufu ile yıllık 25.000 civarı ağacın kâğıt yok olmasını engelledi. BU yetmez dedi ve TEMA ile bir iş birliği gerçekleştirdi. Bu iş birliği sayesinde her yıl 25.000 fidan dikimini sağlamaktadır.
